Thanh toán quốc tế trong hoạt động xuất nhập khẩu

Thanh toán quốc tế là khâu quyết định dòng tiền, mức độ an toàn và hiệu quả của mỗi giao dịch xuất nhập khẩu. Doanh nghiệp không chỉ cần chọn đúng phương thức thanh toán, mà còn phải hiểu quy định ngoại hối, chứng từ ngân hàng, điều kiện giao hàng và các rủi ro phát sinh trong thực tế. Bài viết dưới đây tổng hợp kiến thức nền tảng về thanh toán quốc tế, các phương thức thanh toán quốc tế phổ biến, quy định cần lưu ý tại Việt Nam và ví dụ cụ thể về rủi ro trong thanh toán quốc tế.

Thanh toán quốc tế là gì?

Thanh toán quốc tế là quá trình chuyển tiền, nhận tiền hoặc cam kết thanh toán giữa các bên ở những quốc gia khác nhau nhằm thực hiện nghĩa vụ tài chính trong hợp đồng thương mại, dịch vụ, đầu tư hoặc các giao dịch vãng lai hợp pháp khác.

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, thanh toán quốc tế thường gắn với hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại, vận đơn, chứng từ bảo hiểm, tờ khai hải quan, chứng nhận xuất xứ và các chứng từ ngân hàng.

Khác với thanh toán nội địa, thanh toán quốc tế chịu tác động đồng thời của nhiều yếu tố: tỷ giá ngoại tệ, quy định quản lý ngoại hối, quy tắc ngân hàng quốc tế, thời gian chuyển tiền, uy tín đối tác, điều kiện giao hàng Incoterms, lệnh cấm vận, kiểm soát tuân thủ và rủi ro chứng từ. Vì vậy, một điều khoản thanh toán tưởng như đơn giản trong hợp đồng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng thu tiền của người bán hoặc khả năng nhận hàng của người mua.

Ví dụ, cùng là hợp đồng nhập khẩu máy móc trị giá 100.000 USD, nếu doanh nghiệp chọn trả trước 100%, rủi ro sẽ nghiêng nhiều về bên nhập khẩu. Nếu chọn thư tín dụng L/C không hủy ngang, ngân hàng sẽ tham gia sâu hơn vào quy trình kiểm tra chứng từ, giúp tăng mức độ bảo đảm nhưng chi phí và thủ tục cũng cao hơn.

Vai trò của thanh toán quốc tế trong xuất nhập khẩu

Thanh toán quốc tế không chỉ là bước “trả tiền và nhận tiền”. Đây là cơ chế bảo vệ lợi ích thương mại giữa người mua, người bán, ngân hàng và các bên logistics.

Đối với doanh nghiệp xuất khẩu, mục tiêu lớn nhất là thu được tiền đúng hạn, đúng số tiền và đúng đồng tiền đã thỏa thuận. Nếu chọn sai phương thức thanh toán hoặc giao hàng trước khi có bảo đảm phù hợp, doanh nghiệp có thể bị chậm thanh toán, bị ép giảm giá, thậm chí mất hàng.

Đối với doanh nghiệp nhập khẩu, thanh toán quốc tế giúp bảo đảm người bán giao đúng hàng, đúng chất lượng, đúng thời hạn và cung cấp đủ chứng từ để thông quan. Nếu thanh toán quá sớm mà không kiểm tra năng lực đối tác, người nhập khẩu có thể gặp tình trạng hàng không được giao, giao thiếu, giao sai quy cách hoặc chứng từ không hợp lệ.

Về mặt quản trị, thanh toán quốc tế còn liên quan đến kế hoạch dòng tiền, quản trị tỷ giá, hồ sơ kế toán, nghĩa vụ thuế, kiểm tra sau thông quan và khả năng chứng minh tính hợp pháp của giao dịch với ngân hàng.

Các phương thức thanh toán quốc tế phổ biến

Thanh toán chuyển tiền T/T

T/T, hay Telegraphic Transfer, là phương thức chuyển tiền quốc tế qua ngân hàng. Trong xuất nhập khẩu, T/T thường được áp dụng theo ba dạng: trả trước, trả sau hoặc trả một phần trước và phần còn lại sau khi giao hàng hoặc nhận chứng từ.

Ưu điểm của T/T là thủ tục tương đối đơn giản, chi phí thấp hơn L/C và tốc độ xử lý nhanh nếu hồ sơ hợp lệ. Phương thức này phù hợp với đối tác đã có quan hệ lâu dài, giao dịch giá trị không quá lớn hoặc hai bên có mức độ tin cậy cao.

Tuy nhiên, T/T tiềm ẩn rủi ro rõ rệt. Nếu người nhập khẩu trả trước, họ chịu rủi ro người bán không giao hàng hoặc giao hàng không đúng cam kết. Nếu người xuất khẩu cho trả sau, họ chịu rủi ro người mua nhận hàng nhưng chậm trả hoặc không trả tiền.

Phương thức nhờ thu

Nhờ thu là phương thức trong đó ngân hàng thay mặt người xuất khẩu thu tiền từ người nhập khẩu trên cơ sở hối phiếu và bộ chứng từ. Có hai dạng phổ biến: nhờ thu trả tiền đổi chứng từ, gọi là D/P, và nhờ thu chấp nhận trả tiền đổi chứng từ, gọi là D/A.

Với D/P, người nhập khẩu phải thanh toán mới được nhận chứng từ để lấy hàng. Với D/A, người nhập khẩu chỉ cần chấp nhận hối phiếu cam kết trả tiền vào ngày đáo hạn để nhận chứng từ.

Nhờ thu có chi phí thấp hơn L/C nhưng mức độ bảo đảm thấp hơn vì ngân hàng chủ yếu đóng vai trò trung gian thu hộ, không cam kết thanh toán thay người mua. Phương thức này phù hợp khi hai bên đã có quan hệ thương mại tương đối tin cậy và thị trường nhập khẩu ổn định.

Thư tín dụng L/C

L/C, hay Letter of Credit, là phương thức thanh toán trong đó ngân hàng phát hành cam kết thanh toán cho người xuất khẩu nếu người này xuất trình được bộ chứng từ phù hợp với điều kiện của thư tín dụng. Đây là một trong các phương thức thanh toán quốc tế phổ biến nhất đối với giao dịch có giá trị lớn hoặc khi hai bên chưa đủ tin cậy.

Ưu điểm lớn nhất của L/C là giảm rủi ro không thanh toán cho người bán, đồng thời giúp người mua kiểm soát việc thanh toán dựa trên chứng từ. Tuy nhiên, L/C không bảo đảm tuyệt đối về chất lượng hàng hóa thực tế, vì ngân hàng chủ yếu kiểm tra chứng từ chứ không kiểm tra hàng.

Doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý tính thống nhất giữa hợp đồng, L/C, hóa đơn, vận đơn, chứng nhận bảo hiểm, packing list và các chứng từ khác. Một sai lệch nhỏ về tên hàng, ngày giao hàng, cảng đi, cảng đến hoặc điều kiện giao hàng cũng có thể khiến bộ chứng từ bị ngân hàng từ chối.

Ghi sổ mở Open Account

Open Account là phương thức người bán giao hàng và chứng từ trước, người mua thanh toán sau theo thời hạn đã thỏa thuận, chẳng hạn sau 30, 60 hoặc 90 ngày. Phương thức này thuận lợi cho người nhập khẩu vì họ có thời gian bán hàng hoặc xoay vòng vốn trước khi thanh toán.

Tuy nhiên, đây là phương thức rủi ro cao đối với người xuất khẩu. Doanh nghiệp chỉ nên áp dụng khi người mua có uy tín, lịch sử thanh toán tốt, thị trường pháp lý rõ ràng hoặc có công cụ hỗ trợ như bảo hiểm tín dụng xuất khẩu, bảo lãnh ngân hàng hay hạn mức tín dụng thương mại được kiểm soát.

Trả trước Cash in Advance

Trả trước là phương thức người mua thanh toán toàn bộ hoặc một phần giá trị hợp đồng trước khi người bán giao hàng. Đây là phương thức có lợi cho người xuất khẩu nhưng rủi ro cho người nhập khẩu.

Trong thực tế, trả trước thường được dùng với đơn hàng nhỏ, hàng sản xuất theo yêu cầu, đối tác mới nhưng người bán có vị thế mạnh, hoặc khi thị trường hàng hóa khan hiếm. Để cân bằng rủi ro, hai bên có thể thỏa thuận trả trước 30%, phần còn lại thanh toán khi có bản scan chứng từ hoặc sau khi hàng lên tàu.

Quy định về thanh toán quốc tế doanh nghiệp cần lưu ý

Thanh toán xuất nhập khẩu phải đi qua tổ chức tín dụng được phép

Theo quy định quản lý ngoại hối tại Việt Nam, các giao dịch thanh toán và chuyển tiền liên quan đến xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa, dịch vụ phải thực hiện bằng hình thức chuyển khoản thông qua tổ chức tín dụng được phép. Điều này có nghĩa doanh nghiệp cần thực hiện thanh toán qua ngân hàng được phép cung ứng dịch vụ ngoại hối, đồng thời chuẩn bị hồ sơ chứng minh mục đích thanh toán.

Hồ sơ thường bao gồm hợp đồng ngoại thương, invoice, packing list, vận đơn, tờ khai hải quan, giấy phép nhập khẩu nếu hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành, thông báo đòi tiền hoặc các chứng từ khác theo yêu cầu của ngân hàng.

Nguồn thu ngoại tệ từ xuất khẩu phải được chuyển về tài khoản phù hợp

Doanh nghiệp có nguồn thu ngoại tệ từ xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ cần chuyển nguồn thu vào tài khoản ngoại tệ mở tại tổ chức tín dụng được phép tại Việt Nam, phù hợp với thời hạn thanh toán trong hợp đồng hoặc chứng từ thanh toán. Trường hợp muốn giữ lại ngoại tệ ở nước ngoài, doanh nghiệp cần xem xét quy định riêng và chấp thuận của cơ quan có thẩm quyền nếu thuộc trường hợp phải xin phép.

Quy định này đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp xuất khẩu có nhiều tài khoản, nhiều thị trường hoặc nhận thanh toán qua bên thứ ba. Việc dòng tiền không khớp với hợp đồng, invoice hoặc tờ khai có thể gây khó khăn khi giải trình với ngân hàng, kiểm toán, cơ quan thuế hoặc cơ quan hải quan.

Hạn chế sử dụng ngoại hối trên lãnh thổ Việt Nam

Tại Việt Nam, việc niêm yết, báo giá, định giá, thanh toán bằng ngoại hối trên lãnh thổ Việt Nam bị hạn chế, trừ các trường hợp được phép theo quy định. Vì vậy, doanh nghiệp cần phân biệt rõ giao dịch quốc tế với giao dịch nội địa. Không phải cứ hợp đồng có yếu tố nước ngoài hoặc hàng hóa nhập khẩu là được tự do báo giá, thanh toán bằng USD trong lãnh thổ Việt Nam.

Khi ký hợp đồng với đối tác trong nước, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ quy định về sử dụng ngoại tệ, đồng tiền thanh toán và trường hợp ngoại lệ được phép. Đây là điểm thường bị bỏ qua trong hoạt động thương mại, logistics, đại lý và dịch vụ hỗ trợ xuất nhập khẩu.

Tuân thủ quy tắc quốc tế khi áp dụng L/C, nhờ thu và Incoterms

Bên cạnh pháp luật Việt Nam, thanh toán quốc tế còn chịu ảnh hưởng của tập quán và quy tắc quốc tế. Với L/C, các bên thường dẫn chiếu UCP 600 của Phòng Thương mại Quốc tế. Với nhờ thu, doanh nghiệp có thể gặp URC 522. Với điều kiện giao hàng, Incoterms 2020 được dùng để phân chia chi phí, rủi ro và trách nhiệm giao nhận hàng hóa.

Doanh nghiệp cần lưu ý: Incoterms không thay thế điều khoản thanh toán. Ví dụ, điều kiện CIF chỉ nói về trách nhiệm vận tải, bảo hiểm và chuyển giao rủi ro trong phạm vi của Incoterms, không tự động quy định người mua phải trả tiền bằng T/T, L/C hay D/P. Vì vậy, hợp đồng ngoại thương cần tách bạch điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán, chứng từ thanh toán và ngân hàng liên quan.

Rủi ro trong thanh toán quốc tế

Rủi ro đối tác không thanh toán

Đây là rủi ro phổ biến nhất đối với doanh nghiệp xuất khẩu. Người bán giao hàng, gửi chứng từ hoặc cho phép người mua nhận hàng nhưng người mua chậm thanh toán, yêu cầu giảm giá hoặc mất khả năng thanh toán.

Ví dụ: doanh nghiệp Việt Nam xuất khẩu hạt điều theo phương thức D/A 60 ngày. Sau khi nhận chứng từ và lấy hàng, người mua viện lý do thị trường giảm giá để trì hoãn thanh toán. Vì ngân hàng không cam kết trả thay trong phương thức nhờ thu, doanh nghiệp xuất khẩu phải tự đàm phán, khiếu nại hoặc khởi kiện ở nước ngoài, rất tốn thời gian và chi phí.

Rủi ro giao hàng nhưng chứng từ sai lệch

Trong thanh toán L/C, ngân hàng kiểm tra chứng từ theo điều khoản của L/C. Nếu chứng từ không phù hợp, người bán có thể bị từ chối thanh toán dù hàng đã giao.

Ví dụ: L/C quy định ngày giao hàng muộn nhất là 30/06, nhưng vận đơn thể hiện ngày hàng lên tàu là 01/07. Hoặc L/C ghi tên hàng là “Vietnam Robusta Coffee Grade 2”, nhưng invoice ghi thiếu “Grade 2”. Những sai lệch này có thể khiến bộ chứng từ bị xem là bất hợp lệ, làm chậm hoặc mất quyền thanh toán.

Rủi ro tỷ giá

Thanh toán quốc tế thường sử dụng USD, EUR, JPY, CNY hoặc các ngoại tệ khác. Từ khi ký hợp đồng đến khi thanh toán, tỷ giá có thể biến động mạnh, làm thay đổi chi phí thực tế hoặc lợi nhuận.

Ví dụ: doanh nghiệp nhập khẩu ký hợp đồng trị giá 200.000 USD khi tỷ giá là 25.000 VND/USD. Đến ngày thanh toán, tỷ giá tăng lên 25.600 VND/USD. Doanh nghiệp phải chi thêm 120 triệu VND so với dự kiến ban đầu. Nếu biên lợi nhuận thấp, biến động tỷ giá có thể làm đơn hàng chuyển từ lãi sang lỗ.

Rủi ro chứng từ giả, lừa đảo hoặc thay đổi thông tin tài khoản

Một rủi ro ngày càng phổ biến là gian lận qua email thương mại. Kẻ gian xâm nhập email, giả mạo người bán hoặc người mua, sau đó gửi thông báo thay đổi tài khoản ngân hàng thụ hưởng.

Ví dụ: doanh nghiệp nhập khẩu nhận email yêu cầu chuyển tiền sang tài khoản mới tại một quốc gia khác với lý do “ngân hàng cũ đang bảo trì”. Doanh nghiệp không xác minh qua kênh độc lập và đã chuyển 50.000 USD. Sau đó, đối tác thật xác nhận không hề thay đổi tài khoản. Khoản tiền có nguy cơ rất khó thu hồi.

Rủi ro do không khớp hồ sơ ngân hàng, hải quan và kế toán

Thanh toán quốc tế trong xuất nhập khẩu có liên quan trực tiếp đến hồ sơ hải quan và kế toán. Nếu thông tin trên hợp đồng, invoice, tờ khai hải quan và chứng từ thanh toán không thống nhất, doanh nghiệp có thể bị ngân hàng yêu cầu bổ sung hồ sơ, bị chậm chuyển tiền hoặc gặp vướng mắc khi quyết toán thuế.

Ví dụ: hợp đồng ghi điều kiện FOB, invoice lại ghi CIF, còn tờ khai hải quan khai trị giá không khớp với số tiền thanh toán thực tế. Trường hợp này có thể khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian giải trình và điều chỉnh chứng từ.

Cách hạn chế rủi ro trong thanh toán quốc tế

Thẩm định đối tác trước khi ký hợp đồng

Doanh nghiệp nên kiểm tra giấy phép kinh doanh, địa chỉ, website, lịch sử giao dịch, thông tin ngân hàng, người đại diện và uy tín thương mại của đối tác. Với đơn hàng lớn, nên sử dụng báo cáo tín dụng quốc tế, xác minh qua thương vụ, hiệp hội ngành hàng hoặc ngân hàng phục vụ.

Quy định rõ điều khoản thanh toán trong hợp đồng

Hợp đồng cần ghi rõ đồng tiền thanh toán, phương thức thanh toán, tỷ lệ trả trước, thời hạn thanh toán, ngân hàng thụ hưởng, phí ngân hàng, chứng từ cần xuất trình, điều kiện xử lý sai lệch chứng từ và chế tài khi chậm thanh toán. Điều khoản càng rõ, khả năng tranh chấp càng thấp.

Chọn phương thức thanh toán theo mức độ rủi ro

Không có phương thức thanh toán quốc tế nào tốt nhất cho mọi giao dịch. Với đối tác mới hoặc đơn hàng giá trị lớn, doanh nghiệp xuất khẩu nên cân nhắc L/C không hủy ngang, T/T trả trước một phần hoặc bảo lãnh thanh toán. Với đối tác lâu năm, có thể dùng T/T trả sau hoặc open account nhưng cần hạn mức tín dụng nội bộ.

Kiểm soát chặt chứng từ xuất nhập khẩu

Bộ chứng từ cần được kiểm tra trước khi gửi ngân hàng hoặc gửi cho đối tác. Các thông tin quan trọng như tên người mua, người bán, mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá, điều kiện giao hàng, cảng đi, cảng đến, ngày giao hàng, số container và số vận đơn phải thống nhất.

Kết nối quy trình thanh toán với khai báo hải quan

Nhiều rủi ro không phát sinh từ ngân hàng mà đến từ việc dữ liệu thương mại và dữ liệu hải quan không đồng bộ. Doanh nghiệp nên quản lý tập trung hợp đồng, invoice, packing list, vận đơn, tờ khai, trị giá tính thuế, mã HS, thuế nhập khẩu và chứng từ thanh toán. Việc này giúp giảm sai sót khi khai báo, đối chiếu và lưu hồ sơ.

Doanh nghiệp xuất nhập khẩu nên chuẩn bị gì?

Trước mỗi giao dịch, doanh nghiệp nên có một checklist tối thiểu gồm: hợp đồng ngoại thương, điều kiện Incoterms, phương thức thanh toán, thông tin ngân hàng thụ hưởng, hồ sơ pháp lý của đối tác, bộ chứng từ giao hàng, thời hạn thanh toán, quy định ngoại hối liên quan và phương án xử lý khi phát sinh sai lệch.

Với doanh nghiệp nhập khẩu, cần kiểm tra hàng có thuộc diện quản lý chuyên ngành, có cần giấy phép, kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, công bố hợp quy hoặc chứng nhận xuất xứ hay không. Với doanh nghiệp xuất khẩu, cần kiểm soát thời điểm giao hàng, chứng từ vận tải, chứng nhận xuất xứ, điều kiện nhận tiền và nghĩa vụ đưa ngoại tệ về tài khoản hợp lệ.

Tài Phạm

Nguồn tham khảo:

• Thanh toán quốc tế là gì? Các phương thức thanh toán quốc tế phổ biến. ecus.vn
• Nghị định 70/2014/NĐ-CP về quản lý ngoại hối và thanh toán xuất nhập khẩu;
• Thông tư 16/2014/TT-NHNN về sử dụng tài khoản ngoại tệ;
• Thông tư 20/2022/TT-NHNN về thanh toán, chuyển tiền cho giao dịch vãng lai; thông tin từ Ngân hàng Nhà nước Việt Nam về rủi ro thanh toán xuất khẩu; ICC UCP 600 và Incoterms 2020.